美容室の棚卸を効率化する方法
月末が近づくと気が重くなる棚卸。数えるだけの単純作業のはずが、なぜか毎回時間がかかり、数字も合わない。そんな棚卸を、少しでも軽くする方法を整理しました。
そもそも、なぜ棚卸が必要なのか
棚卸は、帳簿上の在庫と実際の在庫を一致させ、正確な在庫金額を把握するための作業です。会計・税務上の必要性に加えて、不動在庫や紛失に気づく貴重な機会でもあります。面倒な作業ではありますが、経営状況を正しく把握するためには欠かせません。
棚卸が大変になる原因
数える対象が多すぎる
カラー剤は色番号・容量ごとに別商品として数える必要があり、シャンプーなどに比べて対象点数が大幅に増えます。
日々の記録が溜まっていない
普段から出庫を記録していないと、棚卸当日に「一からすべて数える」ことになり、負担が集中します。
担当者が1人に偏っている
特定のスタッフだけが棚卸のやり方を把握している状態だと、その人が忙しい時期や不在時に棚卸自体が滞ってしまいます。
頻度が決まっていない
「余裕があるときにやる」という運用だと、結局後回しにされ続け、気づけば半年以上やっていない、ということが起こります。
棚卸を効率化する4つの工夫
日々の出庫を、こまめに記録する
棚卸当日にまとめて数えるのではなく、使い切ったタイミングで都度記録しておけば、棚卸は「記録と実物の答え合わせ」をするだけの作業になります。
色番号・容量まで含めて商品を個別管理する
数える単位があいまいだと、毎回数え方が変わってミスの元になります。最初から個別の商品として管理しておくことが大切です。
頻度と担当を先に決めておく
「月1回、〇曜日」のようにルールを決めてしまえば、後回しにされにくくなります。担当を分散させておくことも、属人化を防ぐポイントです。
差分を自動で見つけられる仕組みを使う
記録と実数のズレを手作業で見比べるのは大変です。デジタルで記録していれば、差分の発見も効率化できます。
ZAIKOCCHIでの棚卸
美容室向けの在庫管理システムZAIKOCCHIでは、使い切ったタイミングでの1タップ記録が日々蓄積されるため、棚卸当日は実際に数えた数を入力するだけで、記録との差分を確認できます。あわせて、棚卸のたびに気づきにくかった不動在庫も、同じ画面で確認できます。