美容室の在庫管理、エクセルのままで大丈夫？限界とその先
在庫管理をエクセルで行っている美容室は、実はかなり多くあります。無料で使え、慣れている人も多いエクセルは、決して間違った選択ではありません。ただ、ある規模を超えたあたりから、少しずつ無理が出てくるのも事実です。
エクセル管理が選ばれる理由
追加費用がかからないこと、多くの人がすでに使い方を知っていること、自由にフォーマットを作れることが、エクセルが選ばれる主な理由です。商品数が少なく、管理する人が1人で完結しているうちは、これで十分に機能します。
エクセル管理が限界を迎えるタイミング
入力の手間と、入力漏れ
商品数が増えるほど、手入力にかかる時間も、入力ミス・入力漏れの可能性も比例して増えていきます。特に忙しい日ほど、記入が後回しにされがちです。
複数人でのリアルタイム共有が難しい
スタッフが増えると、誰かが更新している間は他の人が編集できなかったり、古いバージョンのファイルを見てしまったりする問題が起きやすくなります。
計算式がブラックボックス化する
「適正在庫はこの数式で計算している」という設定を作った本人が異動・退職すると、誰も中身を触れなくなり、更新が止まってしまうことがあります。
不動在庫に気づきにくい
フィルタやソートを自分でかけない限り、「動いていない商品」は目に入ってきません。棚卸のたびに手作業で確認する必要があります。
現場でのスマホ入力がしづらい
施術の合間に、スマホでエクセルファイルを開いて数値を入力するのは現実的ではなく、結局「あとでまとめて入力」になりがちです。
エクセルとAI在庫管理システムの違い
| ZAIKOCCHI | エクセル | |
|---|---|---|
| 適正在庫の自動計算 | ◯ | △（自分で数式を作る必要あり） |
| 複数人でのリアルタイム共有 | ◯ | △（クラウド化していないと難しい） |
| 不動在庫の自動抽出 | ◯ | × |
| スマホでの入力のしやすさ | ◯（1タップ） | △ |
| 担当者が変わっても運用が続く | ◯ | △（属人化しやすい） |
| 初期費用 | 0円〜 | 0円（ただし運用の手間がかかる） |
エクセルのままでいい場合、切り替えを考えたい場合
商品数が少なく、1人で管理が完結していて、今のところ困っていないなら、無理に切り替える必要はありません。一方で、「商品数が多くて更新が追いつかない」「スタッフが複数いて情報がバラバラになる」「発注のたびに時間がかかっている」と感じ始めているなら、切り替えを検討するタイミングです。
美容室向けの在庫管理システムZAIKOCCHIは、無料プランから始められるので、まずはエクセルと並行して試しながら、運用に合うかを見極めることもできます。